Kundeninformationen GIM vs. COVID-19

Liebe Kundinnen und Kunden,

wir hoffen, dass Sie und alle Menschen, die Ihnen wichtig sind, die letzten Monate bisher wohlbehalten und gesund überstanden haben.

Wir möchten die vergangenen Monate gerne revue-passieren -und Ihnen darüber hinaus einige Informationen zukommen lassen, wie wir in den nächsten Wochen voraussichtlich mit den gegebenen Umständen umgehen werden.

Wie wurde in den letzten Wochen und Monaten gearbeitet?

Unsere Mitarbeiter/innen befinden sich nach wie vor wechselseitig oder gänzlich im „mobilen Arbeiten“, sodass unsere Geschäftsstelle immer nur mit einer geringen Anzahl von Mitarbeiter/innen besetzt ist. In den vergangenen Monaten haben alle Beteiligten mit Hochdruck daran gearbeitet, Ihre Abrechnungen fertig zu stellen (sofern dies anhand der jeweilig vorliegenden Belege und Heizkostenabrechnungen möglich war, da viele Dienstleister und Versorger aufgrund der Auswirkungen des Coronavirus erst später als gewohnt die abrechnungsrelevanten Unterlagen zur Verfügung stellen konnten). Darüber hinaus haben wir für Sie die Funktionalität unseres Online-Kundenportals sowie der GIM-App weiter ausgebaut. So finden Sie dort u.a. einen Bereich mit häufig gestellten Fragen („FAQ“) sowie neue Vorgangsarten im Bereich der Kundenzufriedenheit.

Rechnungsprüfung Online

Eine Investition in technischen Fortschritt, die sich in diesem Jahr besonders bezahlt gemacht hat, ist der Ausbau unseres digitalen Moduls „Rechnungsprüfung Online“. Nicht viele Verwalter konnten den Geschäftsbetrieb in Corona-Zeiten in der Art aufrechterhalten, dass selbst Rechnungsprüfungen wie gewohnt stattfinden konnten. Mit unserer Online-Rechnungsprüfung stehen den Rechnungsprüfern der jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaft Kontenbewegungen nachvollziehbar zur Verfügung. Darüber hinaus sind sämtliche Belege digital als PDF-Dokument abrufbar. Somit konnten die Rechnungsprüfer problemlos Rückfragen zu einzelnen Buchungen stellen und bei abschließender Klärung aller offenen Fragen, ganz einfach einen Rechnungsprüfungsbericht generieren und versenden. Nachdem unsere Online-Rechnungsprüfung in diesem Frühjahr ihre erste Überarbeitung bekam, werden wir die Funktionalität zum Herbst 2020 weiter für Sie ausbauen. Somit können wir die Transparenz unserer Dienstleistung signifikant erhöhen und Ihnen gleichzeitig eine deutlich vereinfachte Handhabung für die nächste Rechnungsprüfung anbieten.

Durchführung von Eigentümerversammlungen ohne physische Präsenz

Darüber hinaus konnten wir über die sog. „Ein-Mann-Versammlung“ in vielen Fällen sicherstellen, dass die Willensbildung der Gemeinschaft auch ohne physische Anwesenheit entsprechend berücksichtigt und Beschlüsse gefasst und umgesetzt werden konnten. Die Gemeinschaften, die sich für die „Ein-Mann-Versammlung“ entscheiden, erhalten eine ganz normale Einladung zur Versammlung mit den entsprechenden Tagesordnungspunkten. Statt an der Versammlung teilzunehmen, geben uns die Eigentümer/innen eine weisungsgebundene Vollmacht mit Ihrem Abstimmungswunsch. Somit können wir ihren Willen vollends berücksichtigen und das Beschlussergebnis mit der Niederschrift verkünden. Viele Eigentümer schätzen diese unkomplizierte Variante der Eigentümerversammlung, welche gleichzeitig auch völlig gefahrlos abläuft. Bei vielen Gemeinschaften bereits wir extrem positive Erfahrungen mit Durchführung gemacht, sodass häufiger der Wunsch an uns herangetragen wurde, diese Systematik auch in den kommenden Jahren (ohne Corona) so fortzuführen.  

Wann öffnen Sie Ihre Geschäftsstelle wieder?

Sollten die Fallzahlen konstant niedrig bleiben, planen wir ab September unsere Geschäftsstelle für Termine zu öffnen. Da unsere Kolleginnen und Kollegen sich jedoch schichtweise im mobilen Arbeiten befinden, möchten wir Sie im Interesse aller Beteiligten dringend bitten, Termine mit Ihren Ansprechpartnern zu vereinbaren. Der Zutritt zu unseren Geschäftsräumen bleibt im Sinne der Prävention ausschließlich Kunden mit vereinbarten Terminen vorbehalten. Bitte sehen Sie selbst bei kleineren Krankheitssymptomen sowie nach einem zuvor erfolgten Aufenthalt in einem Corona-Risikogebiet von der Wahrnehmung des Termins ab und setzen Sie sich mit Ihrem Objektbetreuer zwecks eines Ausweichtermins in Verbindung. In unseren Räumlichkeiten gilt selbstverständlich die MNS-Maskenpflicht.

Kann unsere Wohnungseigentümerversammlung stattfinden?

Die Corona-Pandemie hat unser aller Leben in vielerlei Hinsicht nachhaltig verändert. Seit Anfang März war es uns nicht möglich, Eigentümerversammlungen als Präsenzveranstaltung durchzuführen. Seit wenigen Wochen ist die Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen in NRW wieder möglich – allerdings an Auflagen für den Veranstalter geknüpft.

Die Abhaltung von Eigentümerversammlungen stellt uns vor neue Herausforderungen. Mittlerweile sind wir nicht nur verantwortlich für die korrekte Versammlungsleitung, sondern auch für die Einhaltung von Hygienemaßnahmen am Versammlungsort. Es bleibt leider dabei, dass wir aufgrund der Ansteckungsgefahr keine Versammlungen in unseren Räumlichkeiten anbieten können.

Die Abhaltung von Versammlungen muss deshalb grundsätzlich extern in geeigneten Gaststätten oder Tagungsräumen stattfinden. Damit überhaupt Eigentümerversammlungen durchgeführt werden können, wurden im Vorfeld aufwändig Hygienekonzepte erarbeitet und mit den jeweilig zuständigen Ordnungsbehörden abgestimmt. Ihr potenzieller Versammlungsort wurde von uns auf Eignung zur Einhaltung des Hygienekonzeptes geprüft und sichert die Einhaltung der Hygieneschutzmaßnahmen, gem. Anlage „Hygiene- und Infektionsschutzstandards“ zur CoronaSchVO NRW in der zum Versammlungszeitpunkt geltenden Fassung, zu.

Sofern eine Wohnungseigentümergemeinschaft also dringend eine Präsenzveranstaltung abhalten muss (unaufschiebbare Tagesordnungspunkte), können wir anbieten, diese in Räumlichkeiten durchzuführen, welche wir auf Anwendbarkeit und Einhaltung unseres Hygienekonzeptes und der notwendigen Standards geprüft haben.

Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an Ihre zuständige Objektbetreuung.

Die Alternative „selbst Versammlungsräume vorschlagen“

Es kann durchaus vorkommen, dass Ihnen aus dem Bekanntenkreis oder aus dem beruflichen Umfeld Versammlungs- und Tagungsräume bekannt sind, welche ebenfalls anbieten, die Räumlichkeiten für die Eigentümerversammlung zu stellen. Wir kommen Ihnen an dieser Stelle gerne entgegen, sofern die Sicherstellung unseres Hygienekonzeptes in Verbindung mit Anlage „Hygienevorschriften zur CoronaSchVo“ gewährleistet und seitens des Anbieters schriftlich zugesichert wird. Zu diesem Zwecke stellt Ihnen Ihr Sachbearbeiter auf Wunsch gerne einen entsprechenden Raummietvertrag zur Verfügung, welchen Sie bitte vom Anbieter ausfüllen, unterzeichnen lassen und uns einreichen mögen.

Das ausgefüllte Formular sollte Ihrem Sachbearbeiter spätestens vier Wochen vor dem geplanten Versammlungstermin vorliegen.

Risiken bei Präsenzversammlungen

Wir müssen darauf hinweisen, dass es im Falle ungünstiger Konstellationen dazu kommen kann, dass Versammlungstermine verschoben oder storniert werden müssen. In diesem Falle übernehmen wir keine Haftung für etwaige Stornierungs- und Verschiebekosten. Die Gründe für eine etwaig notwendige Verschiebung oder gar Stornierung sind vielfältig und können u.a. bestehen aufgrund

• Eines von der Landesregierung oder der Kommune angeordneten Lockdowns
• Örtlich rasant ansteigende Reproduktionszahlen
• Anreisende Eigentümer aus Risikogebieten (soweit uns bekannt)
• Weigerung einer oder mehrerer Teilnehmer, sich an die Hygieneregeln und den Ablaufplan zu halten

Wir als Veranstalter müssen dabei stets die Risiken einer Versammlung abwägen.

Wir sind uns sicher, dass wir auch für Ihre Gemeinschaft ein passgenaues Modell finden, damit Sie Ihre Beschlüsse auch in diesen schwierigen Zeiten fassen können.

Bleiben Sie gesund!