Neben zahlreichen konkreten Angebotsanfragen erreichen uns auch immer wieder Anfragen zur Übernahme von Verwaltungsmandaten, bei denen die jeweilige WEG bzw. der anfragende Verwaltungsbeirat noch unsicher ist, ob und wie ein Verwalterwechsel überhaupt möglich sei.
Das sind nur einige wenige, aber mit die häufigsten Gründe, warum sich Eigentümergemeinschaften für einen Wechsel zu uns entscheiden. Sie haben einen Anspruch auf die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer WEG, welchen Sie Notfalls über einen Verwalterwechsel realisieren sollten.
Vielen Beteiligten (ob Wohnungseigentümer oder Beiräten) ist es unangenehm, den potenziellen Verwalterwechsel beim noch-Verwalter zu thematisieren, schließlich hat man ggf. Jahre oder Jahrzehnte vertrauensvoll zusammengearbeitet und möchte niemandem vor den Kopf stoßen.
Dennoch ist es manchmal einfach an der Zeit "alte Zöpfe abzuschneiden", insbesondere wenn die erbrachte Leistung zuletzt zu wünschen übrigließ, oder das Verwaltungsmodell nicht mehr dem Stand der Zeit entspricht.
Aus dieser Situation entsteht häufig ein Vakuum an Informationen, da man als Beteiligter ggf. „wie Ochs vorm Berg“ steht und nicht weiß, worauf zu achten und was zu tun ist.
Schnell können fehlerhaft gefasste Beschlüsse dazu führen, Abberufungen oder Neuwahlen anfechtbar zu machen – daher helfen wir Ihnen gerne bei der richtigen Formulierung und der korrekten Handhabe, um einen Verwalterwechsel diskret und professionell abzuwickeln.
Wir möchten Ihnen von Anfang an – und damit vom Moment des Erstkontaktes ein sicheres Gefühl geben und Sie so gut es geht entlasten. Wie ein Verwalterwechsel klassischerweise ablaufen kann, haben wir Ihnen exemplarisch skizziert:
Zur Vertiefung der Vorabinformationen kann ein kurzer telefonischer Kontakt hilfreich bzw. zielführend sein. Im Anschluss erhalten Sie unser Angebot sowie unsere Firmenbroschüre per Email.
Nachdem Sie von uns das Angebot sowie den Verwaltervertrag erhalten haben, ergeben sich vereinzelt noch Rückfragen, welche wir gerne mit Ihnen klären – bevor ihre Versammlung stattfindet.
Wichtig ist, dass allen Eigentümern vor der Beschlussfassung die wesentlichen Rahmenbedingungen der Bestellung bekannt sind. Dazu gehören sicherlich die Konditionen, aber auch die Laufzeit der Bestellung und die angebotenen Dienstleistungen.
Gerne kommen wir zu Ihrer Eigentümerversammlung und stellen uns sowie unsere Leistungen vor. Sollten wir Ihr Vertrauen gewinnen können und Sie wählen uns zu Ihrem neuen Verwalter, wird meist der Verwaltungsbeirat von den Eigentümern bevollmächtigt, den Verwaltervertrag sowie die Verwaltervollmacht zu unterzeichnen. Fortan übernehmen wir die gesamte Abwicklung mit Ihrer Vorverwaltung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass wir zeitnah die unterschriebene Niederschrift über die gefassten Beschlüsse der Eigentümerversammlung erhalten.
Sollte Ihr zukünftiger Sachbearbeiter bzw. Ihre Sachbearbeiterin nicht bereits bei der Verwaltervorstellung anwesend gewesen sein, findet zeitnah ein „Kennenlerntermin“ mit Ihrem zuständigen Objektbetreuer statt. Im Zuge dieses Termins werden i.d.R. auch die notwendigen Unterschriften für die Verwaltervollmacht und den Verwaltervertrag geleistet.
Mit der Verwaltervollmacht können wir nun dafür Sorge tragen, dass Ihre Gemeinschaft zahlungsfähig bleibt. Wir eröffnen neue Konten auf den Namen Ihrer WEG oder lassen die Bevollmächtigung für ihr bereits ordnungsgemäß geführtes Konto umschreiben.
Dazu arbeiten wir eng mit seriösen Instituten wie der Sparkasse am Niederrhein oder der WEG-Bank zusammen.
Natürlich benötigen wir zur ordnungsgemäßen Verwaltung Ihres Objektes sämtliche Unterlagen und die Belegführung Ihrer Gemeinschaft. Zu diesem Zwecke setzen wir uns umgehend mit Ihrem Vorverwalter in Verbindung, um einen Termin zur Unterlagenübergabe festzulegen. Zu diesem Termin werden wir die Unterlagen entgegennehmen und auf Vollständigkeit überprüfen. Gerne können Sie an diesem Termin teilnehmen – fühlen Sie sich jedoch nicht verpflichtet dies zu tun. Im Rahmen des Verwalterwechsels zählt die Übergabe der Unterlagen zu unseren Routineaufgaben.
Im Hintergrund laufen zu diesem Zeitpunkt bereits weitere Tätigkeiten für Ihre Gemeinschaft. So werden kurzfristig sämtliche Versorger und Dienstleister, als auch sämtliche Eigentümer nochmals angeschrieben, um diese über den Verwalterwechsel und die jeweiligen Ansprechpartner zu informieren. Mit dem Eigentümeranschreiben erhalten Sie darüber hinaus ein SEPA-Mandat und weitere Informationen zur zukünftigen Zusammenarbeit.
Sobald die ersten, notwendigen administrativen Dinge erledigt wurden, wird Ihr technischer Objektbetreuer einen Ortstermin mit Ihnen vereinbaren, um die technische Objektaufnahme der Liegenschaft sicherzustellen. Bei diesem Termin werden sämtliche Gebäudedaten inkl. wartungsrelevanter Teile erfasst. Es werden sowohl Instandhaltungsnotwendigkeiten als auch Modernisierungswünsche der Gemeinschaft bzw. des Beirats erörtert und dokumentiert. Die Dokumentation erhalten Sie im Anschluss über unser Onlineportal oder per Email.
Sämtliche Liefer- und Dienstleistungsverträge werden auf etwaige Kosteneinsparpotenziale geprüft und der Eigentümergemeinschaft wird auf der nächsten Eigentümerversammlung der Wechsel zu günstigeren Verträgen zur Beschlussfassung vorgelegt.
Auf Wunsch digitalisieren wir Ihre wichtigsten WEG-Dokumente (Teilungserklärung, Niederschriften, Versicherungsscheine, Wartungsverträge, Energieausweis etc.) und stellen diese allen Eigentümern über unser Onlineportal zur Verfügung.
Rufen Sie uns einfach an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.